Werven met succes (tips en trucs)

Werven van vrijwilligers

‘Help! De vrijwilligers zijn op.’

In aanmerking genomen hoe essentieel de inzet van vrijwilligers is voor het voortbestaan van een organisatie of een project, is het verwonderlijk hoe weinig aandacht er in het algemeen is voor een structurele aanpak van de werving van die vrijwilligers. Dan is er ineens paniek omdat er te weinig vrijwilligers zijn en wordt ad-hoc weer wat aandacht gegeven aan de werving. Dat is jammer want goed beleid ten aanzien van het werven (en ook van het selecteren, introduceren en begeleiden) van vrijwilligers leidt ertoe dat een organisatie de vrijwilligers krijgt die bij de organisatie passen. En, als het ‘klikt’ tussen beiden, blijven de laatstgenoemden ook langer.

Advies: Geef de werving van vrijwilligers het gehele jaar door de aandacht die het verdient; maak werk van de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van wervingsactiviteiten. Anticiperen voorkomt dat de al aanwezige vrijwilligers overbelast raken en geeft betere mogelijkheden voor zorgvuldig inwerken van de nieuwkomers.

Planmatig werven; meer kans op succes
Voordat je echt gaat werven, zijn er een paar stappen die daaraan vooraf moeten gaan:
Het A – B - C van de voorbereiding luidt;

A - Houd zicht op het vrijwilligersbestand.
Breng twee keer per jaar het actuele vrijwilligersbestand in kaart. Stel op die ‘ijkmomenten’ vast hoeveel vrijwilligers er werkzaam zijn, en vooral ook voor welke taken of onderdelen. Om tendensen in het vrijwilligersbestand waar te kunnen nemen, kan het handig zijn om bijvoorbeeld gegevens vast te leggen over de verhouding m/v, gemiddelde leeftijd, gemiddelde tijd die men inzet, of mensen - naast hun vrijwilligerswerk – nog werken, studeren, etc.

B - Herken tendensen in het vrijwilligersbestand
Door de uitkomsten van meerdere ijkmomenten met elkaar te vergelijken, krijgt de organisatie zicht op zaken zoals :
- het (geleidelijke) verloop onder vrijwilligers
- de plekken waar het verloop het grootst / het kleinst is
- de (geleidelijke) vergrijzing – of verjonging – van het vrijwilligersbestand
- enzovoorts

Op deze wijze is er altijd actuele informatie beschikbaar over de omvang en samenstelling van het vrijwilligersbestand. Die ‘beleidsinformatie’ maakt het mogelijk om met kennis van zaken doelgerichte wervingsactiviteiten op te zetten. En.. niet alleen de ontwikkelingen binnen het vrijwilligersverloop van de eigen organisatie, maar ook de maatschappelijke ontwikkelingen van de wereld om ons heen kun je gebruiken om trends waar te nemen waar je mogelijk op in kunt springen (de huidige normen / waarden discussie; de toenemende werkloosheid) En - dichter bij huis - geeft ook je lokale samenleving aanknopingspunten die kansrijk kunnen zijn (jongeren die vanuit school vrijwilligerswerk gaan doen; een bedrijf dat sluiten gaat; een nieuwe wijk met nieuwe bewoners etc.)

C - Beslis of wervingsactiviteiten nodig zijn
Op basis van de uitkomsten van de stappen A en B, kan een organisatie het nodig vinden om intensief vrijwilligers te gaan werven. In dat geval is het zaak om een en ander goed intern af te stemmen om zo te voorkomen dat:
- de planning van de wervingscampagne andere activiteiten doorkruist
- de pers te vaak (en door te veel verschillende personen) benaderd wordt
- onjuiste, tegenstrijdige of onvolledige informatie de deur uitgaat
- onnodige uitgaven worden gedaan

Als besloten wordt om intensief te gaan werven, is het maken van een wervingsplan aan te raden. Het kost wellicht wat tijd in het begin maar geeft daarna veel structuur en betere resultaten.

Uit: ‘de Wervingscirkel’ een workshop van de Vrijwilligerscentrale Huizen